Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 8 juli 2026

Dit Privacybeleid legt uit hoe Omtilo persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en deelt wanneer je onze website bezoekt, een bestelling plaatst, een account aanmaakt, contact met ons opneemt, je inschrijft voor e-mailmarketing of anderszins gebruikmaakt van onze diensten.

Omtilo beheert deze webshop. In dit Privacybeleid verwijzen "Omtilo", "we", "wij", "ons" en "onze" naar de onderneming die de Omtilo-winkel beheert.

Voor de toepassing van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 ("GDPR"), is Omtilo de verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens.

1. Contactgegevens

Handelsnaam: Omtilo
Ondernemingsnummer: 1039897606
Btw-nummer: BE1039897606
Adres: Meerstraat 83, 3300 Tienen, Belgium
Klantenservice: care@omtilo.com
Privacy- en AVG-verzoeken: gdpr@omtilo.com

2. Persoonsgegevens die we verzamelen

Afhankelijk van hoe je met onze website en diensten omgaat, kunnen we de volgende persoonsgegevens verzamelen of verwerken.

Contact- en bestelgegevens

Dit kan je naam, e-mailadres, factuuradres, verzendadres, telefoonnummer waar dit voor levering is opgegeven of vereist, bestelgegevens, leveringsinformatie en gegevens van je klantenaccount omvatten.

Betalings- en transactie-informatie

Betalingen worden verwerkt via onze betaalproviders en e-commerce-infrastructuur. Omtilo ontvangt of bewaart normaal gezien je volledige betaalkaartgegevens niet. We kunnen betalingsstatus, transactiereferenties, informatie over terugbetalingen en beperkte betalingsinformatie ontvangen die nodig is om je bestelling te verwerken, terugbetalingen af te handelen, fraude te voorkomen en aan boekhoudkundige verplichtingen te voldoen.

Accountinformatie

Als je een account aanmaakt, kunnen we je inloggegevens, accountvoorkeuren, opgeslagen adressen, bestelgeschiedenis en accountinstellingen verwerken.

Communicatie met ons

Wanneer je contact met ons opneemt, kunnen we de informatie verwerken die je verstrekt, zoals je naam, e-mailadres, bestelnummer, vraag, klacht, retouraanvraag of andere informatie voor klantenservice.

Website-, apparaat- en gebruiksinformatie

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen we informatie verzamelen zoals je IP-adres, apparaatinformatie, browsertype, bij benadering je locatie, cookie-identificatoren, bekeken pagina's, bekeken producten, winkelmandactiviteit en interacties met onze website.

Een deel van deze informatie wordt verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën. Meer informatie is beschikbaar in ons Cookiebeleid.

Informatie over e-mailmarketing

Als je je inschrijft voor onze e-mailmarketing, kunnen we je e-mailadres, inschrijvingsstatus, marketingvoorkeuren en interacties met onze e-mails verwerken, zoals openingen en klikken waar dit is ingeschakeld.

Momenteel gebruiken we e-mail als ons enige directe marketingkanaal.

3. Hoe we persoonsgegevens verzamelen

We kunnen persoonsgegevens verzamelen:

rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je een bestelling plaatst, een account aanmaakt, je inschrijft voor e-mails of contact met ons opneemt;
automatisch wanneer je onze website bezoekt of gebruikt, onder meer via cookies en vergelijkbare technologieën;
van dienstverleners die ons helpen onze winkel te beheren, bestellingen te verwerken, producten te leveren, fraude te voorkomen, e-mails te versturen, analyses te leveren of onze website te ondersteunen.

4. Waarom we je persoonsgegevens gebruiken

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer we daarvoor een geldige rechtsgrond hebben.

Doel	Voorbeelden van gebruikte persoonsgegevens	Rechtsgrond
Bestellingen verwerken en leveren	naam, e-mail, factuuradres, verzendadres, bestelgegevens, leveringsgegevens, betalingsstatus	Uitvoering van een overeenkomst
Betalingen en terugbetalingen verwerken	transactiegegevens, betalingsstatus, gegevens over terugbetalingen, beperkte betalingsinformatie	Uitvoering van een overeenkomst; wettelijke verplichting
Klantenservice bieden	contactgegevens, bestelgegevens, communicatiegeschiedenis	Uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigde belangen
Klantenaccounts beheren	accountgegevens, opgeslagen adressen, bestelgeschiedenis, voorkeuren	Uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigde belangen
Retours, klachten of geschillen afhandelen	bestelgegevens, retourgegevens, communicatiegeschiedenis	Uitvoering van een overeenkomst; wettelijke verplichting; gerechtvaardigde belangen
Voldoen aan boekhoud-, fiscale, btw- en OSS-verplichtingen	factuurgegevens, bestelgegevens, transactieregistraties, btw-relevante informatie	Wettelijke verplichting
Onze website beveiligen en fraude voorkomen	IP-adres, apparaatgegevens, bestelgegevens, accountactiviteit, fraude-indicatoren	Gerechtvaardigde belangen; wettelijke verplichting waar van toepassing
Onze website en diensten verbeteren	websitegebruik, productweergaven, winkelmandactiviteit, analysegegevens	Gerechtvaardigde belangen of toestemming, afhankelijk van de gebruikte technologie
E-mailmarketing versturen	e-mailadres, inschrijvingsstatus, e-mailvoorkeuren	Toestemming, of waar wettelijk toegestaan, gerechtvaardigde belangen
Niet-essentiële cookies, pixels of vergelijkbare technologieën gebruiken	cookie-identificatoren, apparaatgegevens, surfgedrag, analyse- of marketinggegevens	Toestemming, waar wettelijk vereist
Rechtsvorderingen instellen, uitoefenen of verdedigen	bestelgegevens, transactie-informatie, communicatiegeschiedenis	Gerechtvaardigde belangen; wettelijke verplichting

Onze gerechtvaardigde belangen omvatten het beheren, beveiligen en verbeteren van onze winkel, het voorkomen van fraude, het beantwoorden van klantverzoeken en het beschermen van onze wettelijke rechten.

5. Dienstverleners

We maken gebruik van betrouwbare dienstverleners om onze winkel te beheren en onze diensten te leveren. Dit kan onder meer omvatten:

aanbieders van e-commerceplatforms, waaronder Shopify;
betalingsverwerkers en aanbieders van fraudepreventie;
aanbieders van verzending, fulfilment en logistiek;
aanbieders van e-mailmarketing;
hulpmiddelen voor klantenservice;
aanbieders van analyses;
hulpmiddelen voor cookietoestemming;
boekhoudkundige, fiscale, juridische en professionele adviseurs;
aanbieders van IT, hosting, cloud en beveiliging.

Deze dienstverleners mogen persoonsgegevens alleen verwerken waar dit nodig is om hun diensten aan ons te leveren, te voldoen aan wettelijke verplichtingen, fraude te voorkomen, onze website te beveiligen of onze bedrijfsvoering te ondersteunen.

6. Cookies en vergelijkbare technologieën

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om onze website te laten werken, je voorkeuren te onthouden, het afrekenen te ondersteunen, te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en onze diensten te verbeteren.

Sommige cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website. Andere cookies, zoals analyse- of advertentiecookies, worden alleen gebruikt waar dit wettelijk is toegestaan en, waar vereist, nadat je toestemming hebt gegeven.

Je kunt je cookievoorkeuren beheren via onze cookiebanner of cookie-instellingen, waar beschikbaar. Meer informatie vind je in ons Cookiebeleid.

Productanalyse (PostHog)

We gebruiken PostHog om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, waaronder welke pagina's ze bekijken, waar ze klikken en hoe ver ze scrollen, zodat we de ervaring kunnen verbeteren. Dit kan geanonimiseerde sessieopnames omvatten waarin alle formuliervelden (naam, e-mail, adres) automatisch worden gemaskeerd en nooit worden opgenomen. PostHog verwerkt deze gegevens op servers binnen de Europese Unie, draait alleen nadat je analysecookies hebt aanvaard, en de gegevens worden 30 dagen bewaard. Meer informatie: posthog.com/privacy.

7. E-mailmarketing

Als je je inschrijft voor onze e-mailmarketing, kunnen we je e-mails sturen over Omtilo-producten, lanceringen, aanbiedingen, huidverzorgingscontent en gerelateerde updates.

Je kunt je op elk moment uitschrijven door op de uitschrijflink in onze e-mails te klikken of door contact met ons op te nemen via care@omtilo.com.

Als je je uitschrijft voor marketingmails, kunnen we je nog steeds niet-marketingmails sturen, zoals orderbevestigingen, leveringsupdates, klantenservicberichten, retourupdates of wettelijk verplichte kennisgevingen.

8. Met wie we persoonsgegevens delen

We kunnen persoonsgegevens delen met betrouwbare derden waar dit nodig is om onze winkel te beheren, onze diensten te leveren, te voldoen aan de wet of onze rechten te beschermen.

Deze derden kunnen onder meer omvatten:

de dienstverleners die in dit Privacybeleid worden vermeld;
overheidsinstanties, toezichthouders, rechtbanken of rechtshandhaving waar dit wettelijk vereist is;
professionele adviseurs waar dit nodig is voor boekhoudkundige, fiscale, juridische of zakelijke doeleinden;
derden die betrokken zijn bij een bedrijfsoverdracht, herstructurering, fusie, verkoop of juridische reorganisatie, waar dit wettelijk is toegestaan.

We delen persoonsgegevens alleen waar dit nodig is en waar we daarvoor een geldige rechtsgrond hebben.

9. Internationale doorgiften

Sommige van onze dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Waar persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, steunen we op passende waarborgen waar dit wettelijk vereist is, zoals adequaatheidsbesluiten, de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of andere wettelijk erkende doorgiftemechanismen.

10. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden die in dit Privacybeleid worden beschreven, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is.

In het algemeen:

wordt informatie over klantenaccounts bewaard zolang het account actief blijft en gedurende een redelijke periode daarna waar nodig;
wordt bestel-, factuur- en transactie-informatie bewaard zolang als vereist is voor boekhouding, belastingen, btw, garantie, retours en wettelijke verplichtingen;
kunnen OSS/btw-e-commerceregistraties worden bewaard tot 10 jaar na het einde van het jaar waarin de betreffende transactie plaatsvond, waar dit vereist is;
wordt communicatie met de klantenservice bewaard zolang als nodig is om je verzoek af te handelen en gedurende een redelijke periode daarna voor het geval er vervolgvragen, klachten of rechtsvorderingen zijn;
worden gegevens voor e-mailmarketing bewaard totdat je je uitschrijft of je toestemming intrekt, tenzij we beperkte informatie moeten bewaren om je afmelding te registreren;
worden cookie- en analysegegevens bewaard zoals beschreven in ons Cookiebeleid of in de cookie-instellingen;
worden gegevens voor fraudepreventie en beveiliging bewaard zolang als redelijkerwijs nodig is om onze winkel, klanten en wettelijke rechten te beschermen.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, zullen we ze verwijderen, anonimiseren of alleen veilig bewaren waar dit wettelijk vereist is.

11. Je rechten

Onder voorbehoud van de voorwaarden en beperkingen die in de toepasselijke wetgeving zijn vastgelegd, heb je mogelijk de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

het recht op inzage in de persoonsgegevens die we over je bewaren;
het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
het recht om verwijdering van je persoonsgegevens te vragen;
het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken;
het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen en directe marketing;
het recht om je toestemming in te trekken waar we op toestemming steunen;
het recht om je persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen waar van toepassing;
het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd, met inbegrip van profilering, wanneer dat besluit rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen heeft.

Omtilo neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor klanten hebben.

Om je rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via gdpr@omtilo.com.

We kunnen je identiteit moeten verifiëren voordat we op je verzoek reageren. We reageren binnen de termijnen die door de toepasselijke wetgeving worden vereist.

Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking.

12. Klachten

Als je een vraag of klacht hebt over hoe we je persoonsgegevens verwerken, neem dan eerst contact met ons op via gdpr@omtilo.com zodat we kunnen proberen het probleem op te lossen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit.

Voor België is de bevoegde autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Belgian Data Protection Authority / Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Brussels
Belgium
Website: www.dataprotectionauthority.be

13. Kinderen

Onze website en diensten zijn niet bestemd voor kinderen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen die de meerderjarigheidsleeftijd in hun land van verblijf nog niet hebben bereikt.

Als je vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via gdpr@omtilo.com.

14. Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Geen enkele methode van overdracht via het internet of elektronische opslag is echter volledig veilig. Vermijd het versturen van gevoelige of vertrouwelijke informatie via onbeveiligde kanalen.

15. Websites van derden

Onze website kan links bevatten naar websites, platforms of diensten van derden. We zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken, beveiliging of inhoud van websites van derden. Bekijk hun privacybeleid voordat je hun persoonsgegevens verstrekt.

16. Wijzigingen aan dit Privacybeleid

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld om wijzigingen in onze onderneming, diensten, technologie, wettelijke verplichtingen of website-inrichting weer te geven.

De bijgewerkte versie wordt op deze pagina geplaatst met een nieuwe "Last updated"-datum. Waar de wet dit vereist, zullen we aanvullende kennisgeving verstrekken.